Aktuální otázky pracovního a sociálního práva 2024

Digitalizace HR Digitalization of HR

Lucie Havlíčková

1. Úvod Příprava dokumentů, jejich podepisování, distribuce a archivace jsou časově ná ročnými procesy, které jsou nutnou součástí aktivit každého oddělení lidských zdrojů. V mnoha společnostech tyto procesy probíhají stále za využití dokumentů v listinné podobě, přičemž pro podpis a distribuci dokumentů je vyžadována přítomnost za městnance na pracovišti. Digitalizace by měla personální procesy zaměstnavatelům usnadnit a umožnit jejich realizaci zcela bez přítomnosti zaměstnance na pracovišti. Možnost digitalizovat personální agendu ovlivňují zejména požadavky právní ho řádu na elektronické podepisování a doručování dokumentů mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem a právní rizika spojená s nedodržením daných požadavků. Dále je digitalizace závislá na možnostech elektronické archivace dokumentů. Po právní stránce přinesl posun v digitalizaci personálních procesů zákon č. 281/2023 Sb., kterým se mění zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění poz dějších předpisů, a některé další zákony 1 , účinný od 1. října 2023. Díky této novele došlo k významnému rozšíření okruhu pracovněprávních dokumentů, které je možné jednoduše podepisovat a doručovat elektronicky. Cílem tohoto příspěvku je popsat současná pravidla pro elektronické podepisování, doručování a archivaci pracovně právních dokumentů a upozornit na praktické dopady jednotlivých změn daných no velou zákoníku práce. 2. Obecné faktory ovlivňující digitalizaci pracovněprávních dokumentů Z právního pohledu hraje při digitalizaci pracovněprávních dokumentů roli zá konem požadovaná forma pracovněprávního jednání, požadovaná úroveň elektronic kého podpisu a pravidla pro elektronické doručování písemností stanovená zákonem č. 262/2006 Sb., zákoníkem práce, ve znění pozdějších předpisů. 2 2.1 Forma pracovněprávních jednání V souladu se zákonem č. 89/2012 Sb., občanským zákoníkem, ve znění pozdějších předpisů 3 může každý pro své pracovněprávní jednání zvolit libovolnou formu, pokud

Dále jen „novela“.

1

Dále jen „zákoník práce“. Dále jen „občanský zákoník“.

2

3

69